L’équipe du projet d’évacuation de la clinique Mayo utilise la méthodologie Six Sigma pour les procédures de préparation aux urgences

Fazi Amirahmadi, Ph.D.

En juin 2013, l’équipe du projet Hilton-11 de la Mayo Clinic a commencé à travailler sur de nouveaux processus de sécurité afin d’améliorer la préparation et la sécurité globale des employés. Dirigée par l’ingénieur système Fazi Amirahmadi, Ph.D., l’équipe de neuf personnes a été chargée d’éduquer tout le personnel sur les actions appropriées lors d’urgences nécessitant une réinstallation ou une évacuation.

Avec un environnement de travail composé d’environ 148 personnes au 11e étage de l’immeuble Hilton de la Mayo Clinic, y compris des médecins, des boursiers, des résidents et du personnel de soutien travaillant dans des bureaux, des cellules et des espaces de travail partagés.

L’équipe du projet a utilisé avec succès la méthodologie de résolution de problèmes DMAIC Six Sigma (définir-mesurer-analyser-améliorer-contrôler) pour gérer et améliorer son Plan de préparation aux urgences (PPE) existant. Le plan est décrit dans un article récent publié dans Clinical Laboratory News.

La première phase comprend la définition du problème, la définition d’objectifs et l’établissement d’un calendrier pour le projet. Après avoir étudié la préparation aux situations d’urgence, l’équipe a identifié des lacunes dans la documentation, les outils visuels et les connaissances du personnel en matière de préparation aux situations d’urgence. Pour aider à identifier les lacunes spécifiques, l’équipe a également interrogé le personnel, auquel 117 (79%) ont répondu.

Kelly Kittleson

«Notre objectif était d’identifier et d’améliorer les écarts d’au moins 10% d’ici la fin de 2014», a déclaré Kelly Kittleson, spécialiste de la pathologie.

La deuxième phase consistait à mesurer l’état actuel comme référence pour la comparaison avec les résultats après la phase d’amélioration. À la suite de l’enquête, l’équipe a identifié cinq lacunes dans la préparation aux urgences du plancher: Identification de l’emplacement d’évacuation hors du bâtiment

Connaître la procédure appropriée pour aider les personnes handicapées / à mobilité réduite / instables

Identifier la zone de relocalisation hors-sol

Etre incapable d’identifier correctement le nombre / emplacement des cages d’escalier disponibles

Connaître la réponse appropriée lors d’un événement d’urgence concernant les appels externes à la ligne téléphonique entrante ACD La troisième phase, analyser, utilise l’analyse des causes profondes (RCA) pour identifier les facteurs contribuant aux lacunes et développer des solutions pour éliminer ces lacunes . L’équipe a identifié les causes de chacune des lacunes, notamment un PPE dépassé et non standard, une orientation et une formation insuffisantes du personnel, l’absence d’aides visuelles, des exercices peu fréquents et l’absence d’un système de message d’urgence ACD.

La quatrième phase met en œuvre les solutions identifiées par l’analyse, en procédant aux ajustements nécessaires et en documentant et en normalisant le nouveau processus. L’équipe a mis au point des outils pédagogiques pour combler les lacunes existantes, notamment des outils visuels tels que des cartes et des cartes d’appel d’urgence plastifiées de poche; distribuer et étiqueter des lampes de poche rechargeables; élaborer un nouveau processus pour les appels entrants des clients en cas d’urgence; standardiser et mettre à jour le manuel EPP; et rééduquer le personnel sur la préparation aux situations d’urgence et les nouveaux processus.

La phase finale identifie le processus à long terme et établit un mécanisme pour surveiller et maintenir les gains réalisés à long terme. Pour ce faire, l’équipe a formé un comité de sécurité de trois membres avec des termes initiaux de 6, 12 et 18 mois. Le comité de sécurité est responsable de l’éducation et de la formation des employés nouveaux et existants.

«En mettant en œuvre la méthodologie Six Sigma DMAIC, nous avons amélioré nos déficits d’urgence de 13 à 40%», a déclaré M jaunisse du nourrisson. Kittleson. « Nous estimons que notre situation n’est pas unique; Nous espérons que d’autres laboratoires et unités de travail bénéficieront de la méthodologie DMAIC que nous avons utilisée. « 

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